HoRenSo di Tempat Kerja
HORENSO adalah suatu akronim dari bahasa Jepang yang dibentuk dari tiga kata, yaitu HOKOKU, RENRAKU dan SODAN. Dalam bahasa Inggris, kata-kata tersebut diterjemahkan menjadi Report, Contact / Information, dan Consult. Jadi dalam bahasa Indonesia bisa diartikan Laporan, Informasi dan Konsultasi.
Ho – Ren – So |
Maksud |
Keterangan |
Hokoku |
Melaporkan |
Melaporkan proses kerja dan hasil kerja yang dicapai. |
Renraku |
Menghubungi / Komunikasi |
Menghubungi / komunikasi dengan pihak manapun untuk kelancaran pekerjaan. |
Sodan |
Konsultasi / Diskusi |
Membahas statu permasalahan / jalan keluar atau usulan perbaikan. |
Horenso banyak digunakan di lingkungan pabrik-pabrik di Jepang. Sampai saat ini hampir seluruh pabrik Jepang menerapkan prinsip tersebut, termasuk pabrik / perusahaan di Indonesia. Tujuannya adalah untuk menciptakan lingkungan kerja dimana segala informasi tersampaikan dengan cepat dan benar, serta setiap kemajuan suatu aktivitas bisa diketahui oleh banyak orang karena adanya laporan yang intensif (rutin). Ho Ren So harus dipahami dan dipraktekkan di tempat kerja secara rutin, terus menerus, sehingga menjadi salah satu bentuk budaya di tempat kerja.
Latar belakang adanya Horenso adalah bahwa berdasarkan hukum Heinrich, di dalam satu kecelakaan atau problem, di belakangnya ada 29 kecelakaan kecil yang terjadi atau mengikuti. Dan di belakang itu ada 300 sesuatu yang menyebabkan atau turut menyumbang terjadinya kecelakaan. Singkatnya, sesuatu bisa menyebabkan berbagai persoalan atau problem yang berlipat-lipat. Sesuatu itu biasanya adalah human error atau kesalahan manusia. Penyebab human error ada 2, yaitu lupa dan tidak mengerti atau salah mengerti. Untuk mengatasinya diperlukan suatu pola komunikasi yang intensif, sehingga lahirlah Horenso.
II. Hokoku (Report / Lapor)
Pada prakteknya Hokoku adalah pelaporan kemajuan suatu aktivitas atau tugas yang diberikan. Ada 3 poin utama yang ditekankan dalam Hokoku, yaitu fakta, metode dan tujuan. Apa fakta dari suatu aktivitas, kenapa harus dilakukan demikian dengan metode atau teknik bagaimana untuk mencapai suatu tujuan. Fakta menekankan pada 5W+2H (what, who, when, where, why, how, how much/many) dan TPO (time, place, organization). Artinya pada saat anda melaporkan progress kegiatan atau tugas yang diberikan, anda harus sudah siap dengan semua aspek tersebut (5W+2H), serta selalu dilaporkan pada TPO yang tepat. Maksudnya waktunya tepat, tempatnya tepat dan kepada bagian atau organisasi yang tepat.
Secara umum, karakteristik budaya Jepang lebih mementingkan progress daripada result. Ini sangat berbeda dengan budaya barat yang kental dengan nuansa result oriented. Jadi bila anda diberi tugas, jangan lupa untuk selalu memberi laporan progress. Atasan anda yang orang Jepang akan merasa senang bila diberi tahu kemajuan setiap aktivitas sekecil apapun, karena mereka merasa dilibatkan dan bisa menjaga komunikasi dengan baik bersama bawahannya.
Contoh simulasi sebagai berikut. Suatu hari pada saat anda mulai bekerja, diketahui teman kerja (partner) anda tidak masuk kerja, sehingga pada bagian anda kekurangan orang. Jadi ada fakta, di bagian adna kekurangan orang. Atas kondisi ini, maka anda perlu melaporkan yang isi laporan setidaknya mencakup hal-hal yang terdapat pada tabel / matriks sebagai berikut;
5W + 2H, TPO |
Arti |
Maksud |
|
5W |
What |
Apa |
Adanya kekurangan orang yang menggangu kelancaran produksi, karena tidak masuk bekerja. |
Who |
Siapa |
Jelaskan siapa yang tidak masuk kerja. |
|
When |
Kapan |
Jelaskan kapan teman (partner) tidak masuk kerja, apakah mulai hari itu, atau hari sebelumnya. |
|
Where |
Dimana |
Tepatnya pada bagian mana yang kekurangan orang. |
|
Why |
Mengapa |
Mengapa tidak masuk kerja? Apakah karena sakit atau ada halangan lainnya. |
|
2H |
How |
Bagaimana caranya |
Bagaimana cara menghindari dampak agar tidak lebih buruk? Bagaimana menangani permasalahan ini? |
How much / How many |
Berapa Banyak |
Berapa lama kondisi ini (kekurangan orang) akan berlangsung? Berapa lama kondisi dapat ditangani / diselesaikan? |
|
TPO |
Time |
Waktu / kapan |
Kapan anda akan melaporkan. Apakah pada saat briefing, atau ketika sudah mulai bekerja. |
Place |
Tempat |
Dimana anda akan melaporkan? |
|
Organization |
Kepada siapa |
Kepada siapa anda melaporkan? Apakah kepada atasan atau teman kerja yang lain? |
III. Renraku (Communication / Menghubungi)
Renraku atau kontak adalah kontak dengan rekan kerja di internal departemen maupun lintas departemen mengenai pekerjaan yang sedang anda tangani. Bahkan ke departemen yang anda pikir tidak ada hubungannya dengan kegiatan anda. Tapi itulah yang diharapkan para atasan anda. Progress pekerjaan anda sebaiknya diinformasikan ke departemen lain. Siapa tahu ada yang bisa memberi ide tambahan agar hasilnya menjadi lebih baik. Jadi jangan heran apabila pekerjaan bagian akunting juga diminta diinformasikan ke bagian produksi misalnya.
Di tempat kerja, biasanya hubungan antar departemen baru terjadi ketika ada permasalahan / komplain. Parahnya, yang terjadi bukan semangat mencari solusi tetapi malah saling menyudutkan, saling tuding dan saling menyalahkan.
Sebagai contoh, misalnya hubungan antara departemen produksi dengan quality control (QC). Ketika konsumen me-reject produk perusahaan yang terjadi adalah saling menyalahkan antara dua departemen tersebut. Dept produksi merasa mengapa begitu mudahnya QC meloloskan produk tersebut. Sementara menurut Dept QC menilai mengapa Dept Produksi tidak bekerja sesuai SOP sehingga produknya berkualitas. Jika hal ini terjadi, tentu hubungan antar departemen tidak akan berjalan dengan baik.
Hubungan antar departemen harus diupayakan dalam kondisi yang baik, agar jika terjadi proses produksi yang tidak berkualitas, bisa saling mengingatkan. Misalnya Dept QC harus meyampaikan bahwa ada kesalahan / kekurangan dalam proses produksi, dan jika diloloskan akan mengakibatkan komplain dari pelanggan. Maka, produk tidak dapat diloloskan atau ”NG”. Sebaliknya, Dept produksi harus legowo dengan peringatan / pemberitahuan ini karena pada dasarnya demi kebaikan bersama (perusahaan). Dengan demikian, setiap pelaksanaan pekerjaan berjalan lancar karena bersedia saling berkomunikasi karena satu dan lain bagian / departemen adalah salah satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.
Untuk mendukukung sistem komunikasi yang efektif, perlu keterbukaan dua arah, yang terdiri dari;
a. Keterbukaan ke luar, yaitu kesediaan untuk memberikan pengetahuan, bantuan kepada anggota lain atau bagian lain. Tidak perlu berpikir panjang untuk berbagi sesuatu yang baik. Misalnya pengetahuan, pengalaman, atau teknik kerja.
b. Keterbukaan ke dalam, yaitu kesediaan untuk menerima pengetahuan, bantuan dari anggota lain atau bagian / departemen lain.
Beberapa hal berikut, juga harus diperhatikan agar komunikasi (renraku) semakin efektif.
Kualitas Komunikasi |
Deskripsi |
Openess |
Adanya keterbukaan, tidak ada yang ditutup-tutupi atau disembunyikan. Segala sesuatu harus apa adanya dan apa yang sebenarnya. |
Supportiveness |
Saling mendukung, saling memberikan manfaat semaksimal mungkin. |
Positiviness |
Bersikap positif, melihat dan menilai sesuatu dari sisi positif. |
Emphaty |
Memahami perasaan orang lain. “Seandainya saya jadi dia….” |
Equality |
Kesetaraan. Ada kesamaan kesempatan untuk aktif mengekspresikan / mengkomunikasikan sesuatu. |
IV. Sodan (Consult / Konsultasi)
Sodan adalah konsultasi antara anda dengan atasan, terutama apabila sedang menemui masalah di dalam pekerjaan. Apapun dan sekecil apapun kesalahan, atau apapun yang mengakibatkan kesalahan, anda perlu untuk berkonsultasi.
Ada hal penting dalam melakukan Sodan, dimana sebelum anda maju ke atasan, anda diminta sudah mempunyai ide yang akan dilakukan. Konsultasi dalam Sodan lebih ke arah diskusi ide dasar anda untuk kemudian ”diperbagus” atau disetujui oleh atasan sebelum dilaksanakan. Jangan terlalu mengharapkan atasan akan langsung memberi solusi terhadap kesulitan anda. Tidak jarang, atasan menghendaki anda mampu menyelesaikan setiap masalah pekerjaan.
Semoga Bermanfaat,
Wassalam,
Imron Munfaat
February 11, 2010 at 8:13 am
Tulisan yang bermanfaat sekali pak.
Thanks.
February 16, 2010 at 12:54 pm
Terima kasih kembali atas kunjungannya…
Sukses untuk Bapak…. Amiin..
March 13, 2010 at 9:42 am
Bagaimana di sisipi tentang horenso,adanya unsur Humor agar tidak nampak serius,tp terkesan menuju kearah Lingkungan kerja yng baik,
March 15, 2010 at 4:43 pm
Dear Ibu Siti Afiah….
Tentang humor di tempat kerja sangat tergantung pada kondisi/lingkungan kerja itu sendiri.
Termasuk juga sangat dipengaruhi juga gaya kepemimpinan yang berkembang di tempat kerja tersebut.
Sepanjang hal tersebut dilakukan pada saat yang tepat, rasanya komunikasi akan semakin efektif dan selaras dengan kondisi kerja yang nyaman dan harmonis.
Demikian tanggapan. Terima kasih.
Salam,
Imron Munfaat.
April 6, 2010 at 8:42 am
Artikel yang sangat bagus pak, dan saya ingin tau lebih lanjut bentuk nyata atau contoh dari sebuah HoRenSo report yang effective. Karena sepintas saya pernah melihat model seperti ini..sekedar meyakinkan.
Salam
April 7, 2010 at 1:15 pm
Dear P Aris,
Terima kasih telah berkesempatan memberikan comment atas tulisan ini.
Mengenai HoRenSo, memposisikan fungsi pelaporan, komunikasi, dan konsultasi dalam satu kedudukan yang setara yang sama-sama penting. Jadi tidak sekedar menekankan pada aspek pelaporan saja.
Ketiga aspek/fungsi tersebut yang harus di-breakdown ke dalam fungsi-fungsi teknis yang sesuai dengan kebutuhan dan karakter organisasi secara umum atau sesuai karakter departemen (jika ada departementasi). Proses brekdown bia dibuat dalam bentuk matrix sesuai dengan tiap aspek/fungsi tersebut. Penggunaan matrix sangat membantu, baik dari sisi penyajian, mudah bagi pembaca/reviewer, dan lebih mudah mengetahui bagian mana yang perlu diperbaiki.
Mengenai formatnya seperti apa, sebaiknya memberdayakan resources di internal organisasi. Semua pihak dilibatkan agar berkontribusi merumuskan mekanisme yang efektif yang menjadi kehendak bersama.
Terima kasih. Semoga bermanfaat.
Salam,
ttd,
Imron Munfaat
July 17, 2010 at 3:41 pm
Thank you summarynya Pak.
Kemarin saya juga dapat pelatihan tersebut.
Kalau memang kita bisa sharing dalam pelatihan akan senang sekali buat saya.
July 19, 2010 at 9:29 am
Dear P Irawan,
Terima kasih atas kunjungan dan comment-nya.
Tentu keberadaan forum ini salah satunya memang untuk sarana sharing.
Semoga senantiasa bisa sharing manfaat juga.
Salam,
ttd,
Imron Munfaat
July 20, 2010 at 12:51 am
suka ok
July 21, 2010 at 9:49 am
Terima kasih sdr faidz essa….
January 4, 2011 at 10:14 am
[…] HoRenSo di Tempat Kerja November 2008 10 comments 5 […]
March 11, 2011 at 10:44 am
Dear Pak Imron,
Bagus sekali dan sangat aplikatif, walaupun bentuk dasar dari Ho-rens-so adalah tiga aspek dari report-communication-consult yang sudah sangat-sangat umum namun penjelasan dan ulasan sangat-sangat mudah dimengerti bagi kita.
Trima-kasih pak.
March 11, 2011 at 11:06 pm
Dear P Hery Pramono..
Terima kasih atas kunjungannya.
Semoga apa yang ada dalam blog ini dapat memberikan manfaat walupun teramat kecil.
Ditunggu kunjungan dan masukan2 selanjutnya.
Salam,
March 30, 2011 at 10:05 am
great…. bagus BGT…
April 8, 2011 at 10:17 pm
Dear P Ady,
Terima kasih atas kunjungan dan comment-nya.
Semoga blog ini ada manfaatnya (walau kecil/sedikit).
Wassalam,
ttd,
Imron Munfaat
May 4, 2013 at 6:15 am
luar biasa pak imron,,!!
ilmunya bermanfaat sekali pak.
dtunggu postingan lainya.
terima kasih banyak.
May 15, 2013 at 8:41 am
Dear P Mansur…
Terima kasih atas kunjungannya.
Salam,
ttd.
IMF
November 1, 2013 at 4:04 pm
Luar biasa kira kira untuk pelatihan ini bisa di lakukan.di mana ya… agar bisa dengan midah mengaplikasikan.di dalam.perusahaan
November 4, 2013 at 1:58 pm
Dear P Slamet,
Terima kasih atas kunjungan dan pertanyaannya.
Jika bapak atau perusahaan bapak menghendaki training tersebut, bapak dapat menghubungi Training Provider, diantaranya bapak dapat menghubungi nicodemus@selnajaya.com atau tyas@selnajaya.com.
Demikian, semoga membantu.
Terima kasih.
Salam,
Ttd.
Imron Munfaat
February 9, 2014 at 11:30 am
Dear Bapak..
Saya perlu buku tentang Horenso. Bapak punyakah..
May 22, 2014 at 10:07 am
Ass. Wr. Wb.,
Dear Pak Imron, terimakasih dan sukses selalu, Amiin YRA.
Wassalam,
A.Hakim
Cikarang
April 27, 2015 at 12:33 pm
Wa’alaikumsalam..
Aamiin Yaa Rabb.
Sukses selalu juga ya Pak….
June 20, 2014 at 7:31 pm
om cara membuat report
September 15, 2014 at 8:03 am
Terima kasih. Sangat bermanfaat. Smg selalu menulis artikel seperti ini. Krn bnyk org mngrti tp tidak bisa membagi nya
April 27, 2015 at 12:34 pm
Sama-sama, terima kasih juga….
September 3, 2016 at 2:15 am
Terimakasih pak, atas informasi nyaa, menambah ilmu pengetahuan saya dan semuanya
October 19, 2016 at 8:44 am
Sama-sama, terima kasih juga…
Semoga bermanfaat
September 14, 2016 at 3:13 pm
[…] bayam. silahkan baca2 artikel di google mengenai horenso, artikel ini juga bagus untuk dibaca https://bangim76.wordpress.com/horenso-di-tempat-kerja/ jika saya salah mohon diingatkan. Correct Me If I’m Wrong . namun sebenarnya adalah akronim […]
October 19, 2016 at 8:43 am
Terima kasih untuk linked post ini….
Semoga bermanfaat.
July 18, 2017 at 9:28 am
Artikel yang bermanfaat. Sepertinya sudah jadi kultur dari perusahaan jepang mengenain hal ini. Terimakasih
January 31, 2019 at 6:21 pm
Terimakasih banyak materinya, mihon izin untuk referensi internal ditempat saya.
August 21, 2020 at 11:37 am
Sangat bermanfaat sekali informasinya, pak.
Terima kasih banyak.
Apakah bapak menerima konsultasi?
Saya butuh pendapat bapak.
Terima kasih.